V těchto Zásadách ochrany osobních údajů uchazečů o zaměstnání naleznete informace o tom, jaké osobní údaje zpracovává společnost Seznam.cz, a.s. se sídlem Radlická 3294/10, Smíchov, 150 00 Praha 5, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp.zn. B 6493, IČO: 26168685 (dále jen „Seznam.cz“) v rámci náborového procesu. Naleznete zde informace, zda osobní údaje zpracováváme na základě vašeho souhlasu nebo na základě jiného právního důvodu, dále k jakým účelům údaje zpracováváme, zda je někomu předáváme a jaká máte v souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů práva.
Shromažďované informace
Zpracováváme následující osobní údaje.
- Identifikační údaje, kterými se rozumí zejména jméno, příjmení, titul, datum narození, pohlaví, popř. fotografie
- Kontaktní údaje, kterými se rozumí osobní údaje, které nám umožňují kontakt s vámi, zejména kontaktní adresa, telefonní číslo a e-mailová adresa
- Údaje související s výkonem práce, kterými se rozumí zejména informace o vašem vzdělání, absolvovaných školeních, předchozí zkušenosti a reference
- Údaje o posouzení vaší vhodnosti, kterými se rozumí údaje, jež používáme k posouzení, zda jste vhodným kandidátem pro určitou pozici
- Další informace, které jako oznamovatel učiníte prostřednictvím nástroje určeného k ochraně oznamovatelů protiprávního jednání
Zpracování osobních údajů
Zpracování během náborového procesu
V rámci náborového procesu zpracováváme osobní údaje za účelem posouzení způsobilosti a vhodnosti pro nabízenou pozici. To vše konkrétně proto, abychom vás mohli zvát na pohovory a komunikovat s vámi a abychom mohli z poskytnutých podkladů posoudit vaši vhodnost k obsazení volného pracovního místa či ověřit vaše reference. Toto zpracování je nezbytné pro uzavření smlouvy mezi vámi a společností Seznam.cz.
Zpracování pro přípravu pracovní smlouvy
Pokud jste úspěšně prošli náborovým procesem, je rovněž nezbytné, abychom zpracovali vaše osobní údaje pro přípravu a uzavření pracovní smlouvy, případně dohody o provedení práce nebo dohody o pracovní činnosti. Takto zpracované uchováváme po dobu trvání náborového procesu, ledaže nám k dalšímu uchování v databázi uchazečů udělíte souhlas.
Zpracování během trvání pracovního poměru
Jako zaměstnavatel musíme plnit určité zákonem stanovené povinnosti. Pokud vaše osobní údaje zpracováváme právě z tohoto důvodu, nemusíme získat pro takové zpracování váš souhlas.
Zpracování pro účely vedení databáze uchazečů
S vaším souhlasem můžeme osobní údaje uložit do databáze, abychom vás mohli případně v budoucnu oslovit ohledně jiných pracovních příležitostí. Údaje z naší databáze uchazečů můžeme použít také pro vyhodnocování a analýzy, abychom zjistili, kdo má zájem u nás pracovat, jaká je jeho kvalifikace apod. V případě neudělení souhlasu budeme tyto údaje zpracovávat pouze do skončení náborového procesu; pokud nám souhlas udělíte, tak maximálně po dobu 2 let od skončení náborového procesu. Vámi udělený souhlas můžete kdykoliv odvolat postupem pro uplatnění vašich práv popsaným níže v části 6. Uplatnění jednotlivých práv Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování před tímto odvoláním.
Zpracování pro účely předání v rámci skupiny Seznam
Na základě vašeho souhlasu pracujeme s vašimi identifikačními a kontaktními údaji a údaji souvisejícími s výkonem práce za účelem vedení databáze uchazečů a realizace výběrového řízení vč. prověřování kandidátů dalším společnostem skupiny Seznam. Bližší vymezení, komu údaje předáváme, naleznete v části 3. Zpracování a předávání osobních údajů. Tyto společnosti vás následně mohou po dobu 2 let oslovit s relevantní nabídkou zaměstnání, jestliže vás na základě poskytnutých údajů vyhodnotí jako vhodného kandidáta. Předávaná data z databáze uchazečů mohou tyto společnosti použít také pro vyhodnocování a analýzy, kdo má zájem o práci ve skupině Seznam, jaká je jeho kvalifikace apod. Udělený souhlas můžete kdykoliv vůči každé jednotlivé společnosti odvolat. Odvolat souhlas vůči Seznam.cz můžete postupem pro uplatnění vašich práv popsaným níže v části 6. Uplatnění jednotlivých práv. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování před tímto odvoláním.
Zpracování a předávání osobních údajů
V případě, že se ucházíte o pracovní pozici u Seznam.cz, vaše osobní údaje zpracovává Seznam.cz jako správce. To znamená, že Seznam.cz stanovuje shora vymezené účely, pro které vaše osobní údaje shromažďuje, určuje prostředky zpracování a odpovídá za jeho řádné provedení. Pokud jste udělili souhlas, můžeme předat vaše kontaktní a identifikační údaje a údaje související s výkonem práce pro provedení náborového procesu dalším společnostem v rámci skupiny Seznam.cz.
Pro zpracování osobních údajů rovněž využíváme služeb dalších zpracovatelů, kteří osobní údaje zpracovávají na náš pokyn. Takovými zpracovateli jsou inzertní portály, které pro nás sbírají životopisy, jako je společnost Alma Career Czechia s.r.o., IČO: 26441381, recruitis.io s.r.o., IČO: 27508391 a Whistleblowing Solutions AB (poskytovatel nástroje Whistlelink).
Dále jsme povinni zpracovávané osobní údaje předávat orgánům veřejné moci v případě, že nás o to požádají na základě zákonem stanoveného důvodu.
Zdroje osobních údajů
Nejvíce osobních údajů získává Seznam.cz přímo od vás, tím že nám je sdělíte v rámci náborového procesu, ať již v rámci ústního pohovu, životopisu nebo jiné dokumentace nebo v případě oznámení o ochraně oznamovatelů protiprávního jednání.
Whistleblowing
K oznamování protiprávního jednání v rámci náboru máme zavedený komunikační systém Whistlelink. Osobní údaje získané tímto způsobem zpracováváme důvěrně a v souladu s platnými právními předpisy, přičemž chráníme identitu oznamovatelů. Na tomto právním základě zpracováváme vaše identifikační a kontaktní údaje a další informace, které oznamovatel uvede v oznámení v rozhraní Whistlelink dle zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (tento zákon nám ukládá povinnost zavést vnitřní oznamovací systém, prošetřovat přijatá oznámení a vést jejich evidenci). Oznámení se uchovávají po dobu 5 let ode dne přijetí oznámení.
Vaše práva při zpracování osobních údajů
Stejně jako my máme svá práva a povinnosti při zpracování vašich osobních údajů, máte také vy při zpracování vašich osobních údajů určitá práva.
Právo na přístup
Máte právo vědět:
- Jaké údaje o vás zpracováváme
- Za jakým účelem
- Po jakou dobu
- Kde vaše osobní údaje získáváme
- Komu je předáváme
- Kdo je mimo nás zpracovává
- Jaká máte další práva související se zpracováním vašich osobních údajů
To vše jste se dozvěděli v tomto dokumentu. Pokud si však nejste jisti, které osobní údaje o vás zpracováváme, můžete nás požádat o potvrzení, zda osobní údaje, které se vás týkají, jsou či nejsou z naší strany zpracovávány, a pokud tomu tak je, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům. V rámci práva na přístup nás můžete požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů, přičemž první kopii vám poskytneme bezplatně a další kopie s poplatkem.
Právo na opravu
Chybovat je lidské. Pokud zjistíte, že osobní údaje, které o vás zpracováváme, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo na to, abychom je bez zbytečného odkladu opravili, popřípadě doplnili.
Právo na výmaz
V některých případech máte právo, abychom vaše osobní údaje vymazali. Vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu vymažeme, pokud je splněn některý z následujících důvodů.
- Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které jsme je zpracovávali
- Odvoláte souhlas se zpracováním osobních údajů, přičemž se jedná o údaje, k jejichž zpracování je váš souhlas nezbytný a zároveň nemáme jiný důvod, proč tyto údaje potřebujeme nadále zpracovávat
- Využijete svého práva vznést námitku proti zpracování u osobních údajů, které zpracováváme na základě našich oprávněných zájmů a my shledáme, že již žádné takové oprávněné zájmy, které by toto zpracování opravňovaly, nemáme
- Domníváte se, že námi prováděné zpracování osobních údajů přestalo být v souladu s obecně závaznými předpisy
Mějte prosím na paměti, že i když půjde o jeden z těchto důvodů, neznamená to, že by toto právo bylo neomezené. Neuplatní se totiž v případě, že zpracování vašich osobních údajů je i nadále nezbytné pro:
- Splnění naší právní povinnosti
- Účely archivace, vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely
- Určení, výkon či obhajobu našich právních nároků
Právo na omezení zpracování
V některých případech můžete kromě práva na výmaz využít právo na omezené zpracování osobních údajů. Toto právo vám umožňuje v určitých případech požadovat, aby došlo k označení vašich osobních údajů a tyto údaje nebyly předmětem žádných dalších operací zpracování, avšak nikoliv navždy (jako v případě práva na výmaz), ale po omezenou dobu. Těmito případy, kdy musíme omezit zpracování vašich osobních údajů, jsou situace kdy:
- Popíráte přesnost osobních údajů, než se dohodneme, jaké údaje jsou správné
- Vaše osobní údaje zpracováváme bez dostatečného právního základu (např. nad rámec toho, co zpracovávat musíme), ale vy budete před výmazem takových údajů upřednostňovat pouze jejich omezení (např. pokud očekáváte, že byste nám v budoucnu takové údaje stejně poskytli)
- Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro shora uvedené účely zpracování, ale vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků
- Vznesete námitku proti zpracování. Po dobu, po kterou šetříme, zda-li je vaše námitka oprávněná, jsme povinni zpracování vašich osobních údajů omezit
Právo na přenositelnost
Máte právo získat od nás získat všechny vaše osobní údaje, které jste nám vy sami poskytli a které zpracováváme na základě vašeho souhlasu a na základě plnění či uzavření smlouvy. Vaše osobní údaje vám poskytneme ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Abychom mohli na základě vaší žádosti údaje snadno převést, může se jednat pouze o údaje, které zpracováváme automatizovaně v našich elektronických databázích. Touto formou vám tedy nemůžeme přenést vždy a za všech okolností všechny údaje, které jste vyplnili v našich formulářích (například váš vlastnoruční podpis).
Právo vznést námitku proti zpracování
Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, k němuž dochází na základě našeho oprávněného zájmu. vaše osobní údaje v takovém případě nebudeme pro daný účel dále zpracovávat, pokud nebudeme mít závažné oprávněné důvody pro to, abychom v takovém zpracování pokračovali.
Právo podat stížnost
Uplatněním práv výše uvedeným způsobem není nijak dotčeno vaše další právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů. Toto právo můžete uplatnit v případě, že se domníváte, že vaše osobní údaje zpracováváme neoprávněně nebo v rozporu s obecně závaznými právními předpisy. Stížnost proti námi prováděnému zpracování osobních údajů můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, který sídlí na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.
Jak lze uplatnit jednotlivá práva?
Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním vašich osobních údajů, ať již jde o dotaz uplatnění práva, podání stížnosti či cokoliv jiného, se můžete obracet na pověřence pro ochranu osobních údajů, kterým je Pověřencem pro ochranu osobních údajů je společnost Chronos Consulting, s.r.o., IČO: 07238495, se sídlem Na Perštýně 342/1, 110 00 Praha 1. Pokud máte jakékoliv dotazy, napište nám a my se brzy ozveme.
Vaši žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, maximálně však do jednoho měsíce. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti vašeho požadavku, jsme oprávněni tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O takovém případném prodloužení a jeho zdůvodnění vás samozřejmě budeme informovat.