Třídění zpráv
V každé schránce jsou v základním nastavení tři složky pro třídění doručené pošty a další je možné si vytvořit v nastavení. Příchozí zprávy jsou do těchto složek umisťovány podle obecných pravidel nebo nastavení uživatele.
Automatická klasifikace příchozích zpráv
Na nejobecnější rovině se zprávy dělí na tři typy a podle těchto typů jsou zařazovány do složek:
- Doručené – do této složky přichází tzv. primární pošta, tedy zprávy určené konkrétnímu uživateli (osobní komunikace, potvrzení o objednávkách či registracích, faktury a další transakční zprávy).
- Hromadné – do této složky přichází zprávy hromadného charakteru (obchodní nabídky, newslettery).
- Spam – do této složky zařazujeme zprávy, které jsme vyhodnotili jako závadné či nevyžádané. Mezi ty patří zprávy, které vykazují znaky podvodných zpráv (phishing), ale také zprávy od komerčních odesílatelů, kteří nedodržuj pravidla a zásady e-mailingu.
Nastavení důvěryhodných, hromadných a blokovaných adres
Automatickou klasifikaci zpráv do výše uvedených složek můžete ve své schránce ovlivnit tak, že konkrétní zprávu přesunute do jiné za základních složek. Pokud například zprávu, kterou naše automatické algoritmy zařadily do složky Spam, nepovažujete za nevyžádanou, přesuňte ji do složky Doručené či Hromadné nebo použijte tlačítko „Není spam“. Tím se adresa daného odesílatele označí jako Důvěryhodná resp. Hromadná a následující zprávy z této adresy vám budou přicházet do zvolené složky. Naopak, když zprávu z kterékoli jiné složky označíte jako Spam nebo přesunete do složky Spam, zprávy od stejného odesílatele vám budou v budoucnu vždy chodit do složky Spam.
Stejně tak můžete přesouvat zprávy z/do složky Hromadné a Doručené.
Adresy odesílatelů, pro které byl ve vaší schránce nastaven některý z příznaků – Důvěryhodná, Hromadná, Blokovaná – si můžete prohlédnout nebo upravit v Nastavení schránky v sekci Spam. V detailu zprávy jsou navíc označeny barevnou ikonkou.
Třídění zpráv pomocí automatických pravidel
V Nastavení schránky je možné vytvořit automatická pravidla, která mohou sloužit mimo jiné i k třídění příchozí pošty do požadovaných složek podle různých parametrů, například podle odesílatele, předmětu či klíčových slov. K tomu je možné si vedle systémových složek vytvářet vlastní strukturu složek a podsložek. Více o nastavení pravidel a vytváření vlastních složek se dočtete v dalších částech nápovědy.
Ruční třídění zpráv
Zprávy je možné přesouvat mezi složkami také pomocí manuálních akcí, a to buď po jedné nebo hromadně. Pro hromadný přesun je potřeba zprávy nejprve označit a následně použitím tlačítka „Přesunout“ vybrat cílovou složku. Přesun jedné zprávy je dále možný přetažením myší na příslušnou složku v levém navigačním menu.
Pokud přesouváte zprávy do jiných složek než Doručené, Hromadné nebo Spam, nevytváří se na pozadí žádné automatické pravidlo, které by budoucí zprávy od daných odesílatelů rovněž přesouvalo do daných složek a zprávy budou nadále chodit tam, kam je zařadí automatická klasifikace.
Automatické mazání zpráv ve složkách Hromadné, Koš a Spam
Zprávy doručené nebo přesunuté do složek Hromadné, Spam a Koš jsou po určité době automaticky mazány.
Hromadné
Složka Hromadné je určena pro obchodní sdělení a hromadné zprávy, které zpravidla po čase ztrácí svou informační hodnotu. Proto jsou zprávy z této složky v základním nastavení automaticky smazány po 90 dnech.
Pokud si nepřejete tyto zprávy mazat, v nastavení schránky v záložce „Hromadné“ můžete automatické mazání vypnout odškrtnutím příslušné volby, nebo složku Hromadné zcela vypnout. Hromadné zprávy pak budou umísťovány do složky Doručené.
Upozornění: Pokud vaše schránka přijímá větší množtví hromadných zpráv, vypnutím automatického mazání se bude rychleji plnit. Schránky u Seznam.cz jsou sice neomezené, ale čím více zpráv schránka obsahuje, tím bývá pomalejší při načítání, synchronizaci a vyhledávání.
Koš
Do složky Koš jsou umístěny zprávy, které byly smazány ručním přesunem nebo automatickým pravidlem a po určité době jsou automaticky smazány. Dokud jsou zprávy v koši, je možné jejich smazání zabránit přesunutím do jiné zvolené složky. Zprávy smazané z koše již bohužel nejde žádným způsobem obnovit.
V základním nastavení se zprávy smažou 30 dní od přesunutí do složky Koš. V nastavení schránky v sekci Koš můžete interval mazání zkrátit na týden, případně zvolit, že se má koš promazat vždy po odhlášení z e-mailové schránky. Složku můžete také kdykoli promazat ručně pomocí tlačítka Vysypat koš. Automatické promazávání koše není možné vypnout.
Smazané rozepsané zprávy se automaticky mažou. Zálohy rozepsaných zpráv neprovádíme.
Tipy pro práci se složkou Koš:
Při mazání většího množství zpráv se může stát, že uživatel smaže zprávu, kterou smazat nezamýšlel. Proto doporučujeme jednou za čas koš zkontrolovat a pokud v něm najdete zprávu, kterou jste smazat nechtěli, přesunout ji do jiné složky, abyste zabránili jejímu automatickému smazání.
Pokud se v koši nachází větší množství starších zpráv, které jste sami nesmazali, může se jednat o činnost útočníka, který se naboural do vaší schránky. V takovém případě doporučujeme co nejdříve změnit heslo k vašemu účtu.
Pokud v koši nacházíte nové zprávy, doporučujeme zkontrolovat nastavení automatických pravidel.
Spam
Do složky Spam jsou automatcky umístěny zprávy, které jsme vyhodnotili jako závadné, a dále zprávy, které sám uživatel označil za Spam nebo které byly odeslány ze stejné adresy, která byla označena za spamovou adresu někdy v minulosti. Zprávy v této složce jsou automaticky smazány po třiceti dnech. Automatické mazání není možné vypnout a interval není možné změnit. Složku Spam je také možné kdykoli promazat ručně pomocí tlačítka „Odstranit vše“.
Složku Spam doporučujeme jednou za čas zkontrolovat. Pokud do ní byla umístěna zpráva, kterou nepovažujete za nevyžádanou, můžete ji přesunout do jiné složky, čímž zamezíte jejímu automatickému odstranění. Zároveň se adresa odesílatele označí jako důvěryhodná, takže další zprávy od stejného odesílatele již nebudou ve vaší schránce označovány za spam.
Při otevírání zpráv ve složce Spam důrazně doporučujeme postupovat s maximální obezřetností. Do složky Spam mohou být zařazeny i nezávadné zprávy například z důvodu dlouhodobého porušování pravidel doručitelnosti na straně odesílatele nebo pokud uživatel označil zprávu za spam nedopatřením. Může se ale také jednat o zdařilou napodobeninu zprávy známého odesílatele, prostřednictvím které se útočníci pokouší získat vaše přihlašovací údaje, informace k platební kartě či jiná citlivá data. Více informací se dočtete v nápovědě v sekci „Zásady bezpečnosti“.